Abteilungen

Abteilungen (Abteilungsliste)

Zweck und Funktion

Der Menüpunkt Stammdaten → Abteilungen dient zur Verwaltung von betrieblichen Abteilungen bzw. Verkaufs- und Leistungsbereichen innerhalb eines Betriebs. Abteilungen werden unter anderem für:

die Umsatz- und Auswertungsstruktur,
die Zuordnung von Artikeln,
die Trennung von Verkaufsbereichen (z. B. Restaurant, Garten, Hotel, Außer-Haus)

verwendet und bilden eine zentrale organisatorische Grundlage im Xenia Backoffice.

Pfad:
Toolbox → Stammdaten → Abteilungen

Nach Auswahl des Menüpunktes öffnet sich die Abteilungsliste.

Aufbau der Abteilungsliste

Die Abteilungsliste besteht aus folgenden Elementen:

Suchfeld

Suchbegriff oder Abteilungsnummer
Ermöglicht das schnelle Auffinden von Abteilungen durch Eingabe eines Namens oder einer Nummer.

Tabellenübersicht

Spalte	Beschreibung
Nr	Eindeutige, systeminterne Abteilungsnummer
Name	Bezeichnung der Abteilung

Beispielhafte Abteilungen:

Lokal
Küche
Saal
Garten
Hotel
Außer Haus

Die Einträge werden in Listenform dargestellt und können direkt geöffnet werden.

Schaltfläche „Neu erstellen"

Erstellt eine neue Abteilung
Öffnet die Abteilungs-Detailansicht

Abteilung anlegen

Klicken Sie auf „Neu erstellen“
Geben Sie den Namen der Abteilung ein
Speichern Sie die Eingabe

"Die Abteilungsnummer wird nicht automatisch vom System vergeben, sondern kann selbst bestimmt werden"

Abteilung bearbeiten

Klicken Sie in der Abteilungsliste auf eine bestehende Abteilung
Passen Sie den Namen oder weitere Einstellungen an
Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu übernehmen

Änderungen wirken sich unmittelbar auf alle verknüpften Artikel, Auswertungen und Rechnungen aus.

Bedeutung der Abteilungen im System

Abteilungen werden in mehreren Bereichen des Xenia Systems verwendet:

Artikelverwaltung

Artikel können einer Abteilung zugeordnet werden
Grundlage für Sortierung und Auswertung

Rechnungen & Auswertungen

Umsätze werden abteilungsbezogen ausgewiesen
Grundlage für Berichte, Statistiken und Controlling

Mehrbereichsbetriebe

Trennung von z. B. Restaurant, Hotel, Außer-Haus-Verkauf
Klare Struktur für Bedienung und Abrechnung

Best Practices

Verwenden Sie klare und eindeutige Namen (z. B. „Außer Haus“ statt „Extern“)
Legen Sie Abteilungen vor der Artikelpflege an
Vermeiden Sie doppelte oder sehr ähnliche Abteilungsnamen
Nutzen Sie Abteilungen konsequent für Auswertungen

Zusammenfassung

Die Abteilungsliste ist ein zentrales Organisationswerkzeug im Xenia Backoffice. Sie ermöglicht eine saubere Trennung von Verkaufs- und Leistungsbereichen und bildet die Grundlage für strukturierte Artikelverwaltung, Abrechnung und Auswertung.

Eine sorgfältige Pflege der Abteilungen trägt wesentlich zu einem reibungslosen Betriebsablauf bei.