Gutscheine

Überblick

Die Gutscheinliste im Xenia Backoffice ermöglicht eine vollständige Verwaltung aller ausgestellten Gutscheine eines Betriebs. Die Übersicht dient sowohl als Nachschlagewerk für bestehende Gutscheine als auch als Ausgangspunkt zur Erstellung neuer Gutscheine.
Alle relevanten Daten wie Gutscheinwert, Restbetrag, Gültigkeitszeitraum und Buchungsinformationen werden klar und tabellarisch dargestellt.

Hauptansicht – Gutscheinliste

Die Gutscheinliste zeigt alle existierenden Gutscheine des ausgewählten Betriebs in Tabellenform.

Kopfbereich

Oben befinden sich folgende Elemente:

Suchfeld
Ermöglicht die Suche nach Gutscheinnummer oder Gutscheinbezeichnung.
Dies erleichtert das schnelle Auffinden einzelner Gutscheine.
Schaltfläche „Neu erstellen“
Öffnet die Eingabemaske zum Anlegen eines neuen Gutscheins.

Tabellenübersicht

Die tabellarische Liste enthält alle relevanten Details zu jedem Gutschein. Die Spalten im Überblick:

Nr

Interne Gutscheinnummer bzw. Position in der Liste.

Bezeichnung

Standardmäßig „Gutschein“, ggf. mit Zusatzinformation.
Durch Anklicken der Bezeichnung wird der Gutschein zur Bearbeitung geöffnet.

Datum

Ausstellungsdatum des Gutscheins.

Betrag

Der ursprünglich ausgegebene Gutscheinwert.

Restbetrag

Der noch verfügbare Wert des Gutscheins.
Bei vollständig eingelösten Gutscheinen steht hier „0,00“.

Letzte Buchung

Datum der letzten Einlösung oder Teilbuchung.
So lässt sich nachvollziehen, wann der Gutschein zuletzt genutzt wurde.

Monate

Gibt an, wie viele Monate der Gutschein nach Ausstellung gültig ist.
Standard: 48 Monate (4 Jahre).

Gültig bis

Zeigt das genaue Ablaufdatum an, das auf Basis der Gültigkeitsdauer automatisch berechnet wird.

Funktionen

Gutschein öffnen

Durch Klick auf den Eintrag in der Spalte Bezeichnung wird der Gutschein in der Detailansicht geöffnet.
Dort können folgende Aktionen ausgeführt werden:

Restbetrag anpassen
Buchungen einsehen
Gültigkeitsdauer ändern
Gutschein sperren oder korrigieren

Gutschein erstellen

Über „Neu erstellen“ wird ein neuer Gutschein angelegt. Der Benutzer kann dabei:

Gutscheinwert festlegen
Gültigkeitsdauer bestimmen
Zusatzinformationen eintragen
Optional Kundendaten zuordnen

Hinweise zur Arbeit mit der Gutscheinliste

Die Liste ist vollständig scroll- und filterbar, ideal für Betriebe mit vielen Gutscheinen.
Bei historischen Daten kann das Datum „01.01.1900“ als Standardplatzhalter erscheinen, wenn keine realen Buchungsinformationen vorhanden sind.
Gutscheine mit Restbetrag „0,00“ sind vollständig eingelöst, bleiben aber für Dokumentations- und Nachweiszwecke sichtbar.
Der oben rechts ausgewählte Betrieb bestimmt, welche Gutscheine angezeigt werden.

Zweck des Bereichs

Die Gutscheinverwaltung ist essenziell für:

Buchhalterische Nachvollziehbarkeit
Kontrolle offener Restbeträge
Kundenservice (z. B. bei Nachfragen zu Gutscheinen)
Rechtssichere Verwaltung von Gültigkeitsfristen
Erstellung neuer Wertgutscheine