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Kundenverwaltung

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Kundenverwaltung

1. Überblick

Die Kundenverwaltung im Xenia Backoffice dient zur Pflege aller relevanten Kundendaten. Hier werden Stammdaten, Adressen, Zahlungsbedingungen sowie abrechnungsrelevante Einstellungen zentral erfasst.
Oben befindet sich die Navigationsleiste, links die Toolbox mit allen Modulen. Der Hauptbereich zeigt die Kundendetails.

2. Grunddaten

2.1 Kundennummer

  • Eindeutige Identifikationsnummer des Kunden.

  • Wird bei der Anlage automatisch vergeben oder manuell eingetragen.

2.2 Anrede / Name 1 / Name 2 / Name 3

  • Hier werden alle relevanten Namensfelder gepflegt.

  • Typische Verwendung:

    • Name 1 = Nachname

    • Name 2 = Vorname

    • Name 3 = Firmenzusatz oder weitere Informationen

2.3 Partner

  • Auswahl eines zugehörigen Partners, falls vorhanden.

  • Wird für Kunden­beziehungen oder verbundene Konten genutzt.

2.4 Geburtstag / Jubiläum

  • Hinterlegung relevanter Daten für Statistiken oder Marketingaktionen.

2.5 TischNr

  • Optionales Feld zur Zuordnung zu Tischen (z. B. in Vereinen oder Gastronomie).

2.6 Telefon / Mobil / E-Mail

  • Erfassung aller Kontaktinformationen.

2.7 Leitweg-ID (ERech)

  • Wird für elektronische Rechnungsstellung (z. B. öffentliche Auftraggeber) benötigt.

2.8 Mitgliedsbeitrag

  • Auswahl eines definierten Mitgliedsbeitrags, falls der Kunde beitragspflichtig ist.

2.9 Optionen

  • „nicht für Zuordnung in der Kasse“
    verhindert, dass der Kunde in der Kasse auswählbar ist.

  • „kein Rechnungskunde“
    Kunde wird nicht für Rechnungsstellungen berücksichtigt.

3. Adressdaten

3.1 Straße, Land, PLZ, Stadt

  • Erfassung der vollständigen postalischen Adresse.

  • Wichtig für Rechnungen, Kundenkorrespondenz und Gutschriften.

3.2 Bild

  • Upload eines Kundenfotos oder eines Logos.

    • Datei auswählen → Bild wird gespeichert und im Kundenprofil angezeigt.

4. Faktura (Rechnungsdaten)

4.1 USt.-Id

  • Umsatzsteuer-ID des Kunden (besonders für Firmenkunden wichtig).

4.2 Zahlungsbedingungen

  • Auswahl einer zuvor definierten Zahlungsbedingung (z. B. „Sofort“, „14 Tage netto“).

4.3 Rechnungsnummer (I)

  • Auswahl der Rechnungsnummernstruktur bzw. des Rechnungskreises.

4.4 Bon-Limit

  • Definiert, welchen Betrag der Kunde maximal anschreiben (offene Bons) darf.

4.5 Limitmodus

  • Gibt vor, wie das Bon-Limit interpretiert wird (Anzeige oder strikte Begrenzung).

4.6 Fakturierzeitraum

  • Zeitraum, in dem Rechnungen für diesen Kunden automatisch erstellt werden.

4.7 Preisindex

  • Legt fest, ob für den Kunden spezielle Preisregeln gelten (z. B. Happy Hour).

4.8 Rabattliste

  • Auswahl einer Rabattregel bzw. Liste vordefinierter Rabatte.

4.9 Max OP-Betrag

  • Maximale Höhe offener Posten (Rechnungen), bevor eine Sperre erfolgt.

4.10 MwSt.-Satz nur (I)

  • Vorgabe eines festen MwSt.-Satzes, z. B. für steuerprivilegierte Kunden.

4.11 BIX

  • Interne Kennziffer je nach Betriebskonzept (z. B. Buchungsindex).

4.12 Bankname / IBAN

  • Bankverbindung des Kunden für SEPA-Lastschriften oder Rückerstattungen.

4.13 SEPA Mandatsreferenz

  • Wird für Lastschriftabbuchungen benötigt.

4.14 Kunde seit

  • Automatisch oder manuell gepflegtes Datum des Kundenbeginns.

4.15 Detailrechnung

  • Option zur Ausgabe besonders ausführlicher Rechnungen.

5. Kundenkonto / Payback

Im unteren Abschnitt (nicht im Bild sichtbar) befinden sich weitere Bereiche:

  • Bonusprogramme

  • Guthaben- oder Prepaid-Konten

  • Payback-ID oder interne Treuepunkte

Diese dienen zur Verwaltung von Kundenbindungsprogrammen.

6. Registerreiter

Oben rechts befinden sich Tabs:

6.1 „Daten“

  • Der aktuell sichtbare Bereich, enthält alle Stammdaten.

6.2 „Unterkonten“

  • Verwaltung von Nebenkonten (z. B. Abteilungen oder Familienmitglieder unter einem Hauptkunden).

6.3 „Unbezahlte Belege“

  • Übersicht aller offenen Bons und Rechnungen des Kunden.

  • Dient zur schnellen Nachverfolgung offener Posten.

7. Aktionen

7.1 Speichern

  • Nach jeder Änderung muss gespeichert werden.

  • Fehlerhafte oder fehlende Pflichtfelder werden markiert.

8. Navigation

8.1 Toolbox (linker Bereich)

Über die Toolbox gelangt man zu:

  • Dashboard

  • Artikeldaten

  • Rechnungsmodulen

  • Kundendaten

  • Druck- und Systemparametern

  • Touch-Layout

Unter „Kunden“ können neue Kunden angelegt oder bestehende verwaltet werden.

Zusammenfassung

Diese Maske dient zur vollständigen Kundenverwaltung im Xenia Backoffice. Hier werden alle persönlichen Daten, Adressdaten, Rechnungsinformationen sowie buchungsrelevante Parameter hinterlegt. Die Struktur ist modular aufgebaut und bietet eine klare Trennung zwischen Stammdaten, Fakturaeinstellungen und Zusatzinformationen.

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